Teams und Co:
Telefonanlage im Home-Office

Die Corona-Krise hat die Entwicklung noch einmal beschleunigt: Immer mehr Firmen setzen auf die Arbeit im Home-Office. Auch wenn ein Recht auf Home-Office noch diskutiert wird, überwiegen für viele Arbeitnehmer/innen aber auch Arbeitgeber/innen die Vorteile - jedenfalls dann, wenn der “Heimarbeitsplatz” professionell eingerichtet und alle Teammitglieder demnach gut erreichbar und vernetzt sind.

Arbeiten per Remote

Gut vernetzt im Home-Office

Basis für ein gut funktionierendes Home-Office ist ein Internetanschluss mit ausreichend Bandbreite. Doch damit nicht genug: Um Zugriff auf Ordner, Dateien und Unternehmenskontakte zu erhalten, benötigt man außerdem die passende Software.

Neben der G-Suite von Google, die praktisch ein kostenloses Cloud-Pendant zu den bekannten Microsoft-Programmen wie Excel, Word und Co ist, bietet auch die 1975 von Bill Gates gegründete IT-Übermacht mit Office 365 hervorragende Lösungen.

Dokumente können damit direkt in der Cloud und von verschiedenen Personen gleichzeitig bearbeitet, kommentiert oder einfach nur “gelesen” werden. Teil der Office-Suite aus der Cloud ist Microsoft Teams: der Nachfolger von Skype für Business und damit die Plattform für virtuelle Telefonie, Screensharing, Videotelefonie und Chat schlechthin.

Telefonieren über Microsoft Teams

Prinzipiell braucht man genau wie bei Skype keine Rufnummer, um einen Sprachanruf zu tätigen. Verfügt das Gegenüber auch über die Software, kann ich mehr oder weniger kostenlos telefonieren. Interne Gespräche mit Kolleginnen und Kollegen sind also kein Problem.

“Problematisch” wird es erst dann, wenn man aus Teams heraus ins “klassische Festnetz” telefonieren bzw. eine herkömmliche von einem Telefonanbieter vergebene Rufnummer anrufen möchte.

Gelöst wird das “Problem” über das Telefonie Add-On für Teams für 8 USD pro User und pro Monat. Diese Erweiterung stattet die Software mit gängigen Telefonanlagen-Funktionen aus. Wer seine bestehende(n) Festnetznummer(n) verwenden will, kann dies über die Direct-Routing Funktion machen. Auf diese Weise können Mitarbeiter/innen also vom Home-Office aus über die Büronummer telefonieren.

Teams- und Office-365 Consulting

Vernetzen Sie Teams mit ihrer bestehenden Telefonanlage oder setzen Sie ausschließlich auf die Cloud-Lösung von Microsoft. Unsere Experten für IP-Telefonie beraten Sie kompetent und unverbindlich zu den verschiedenen Home-Office Integrationslösungen und Alternativen von Microsoft Teams.

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Rufnummern weiter nutzen und neue hinzubuchen

Komplett neue Telefonnummern erhält man auf Wunsch entweder bei seinem Carrier - also dem Anbieter des Datentarifs / der Internetleitung - oder aber bei einem separaten SIP-Provider.

Zum einen werden Kosten für die Bereitstellung des SIP-Trunks sowie der einzelnen Rufnummern fällig, zum anderen rechnet der jeweilige Provider die Telefonate über einen entsprechenden Tarif ab. Das kann auch eine Flatrate sein.

Mit seinen Anrufplänen bietet Microsoft selbst einen SIP-Trunk und Telefonnummern an. Die Kosten für eine “internationale Leitung” liegen bei 24 USD pro User und pro Monat.

Wichtige TK-Software-Funktionen für die Arbeit im Home-Office:
Videotelefonie
Instant-Messaging und Chat
File-Sharing und -Bearbeitung
Parken / Halten von Anrufen
individuelles Benutzerkonto
Smartphone-App
Softphone oder Tischtelefon
Büronummer verwendbar
Rufnummernportierung

Was ist ein SIP-Trunk?

Der SIP-Trunk is sozusagen der Kanal, der eine lokale Telefonanlage mit der “Außenwelt” verbindet. Die Kosten für den Trunk richten sich nach der notwendigen Anzahl paralleler Gespräche. Genau wie Rufnummern können diese in Blöcken bzw. einzeln hinzugebucht werden.

Software as a Service:

Teams nicht alternativlos

Teams ist selbstverständlich nicht die einzige Möglichkeit, das Home-Office zur Nebenstelle zu machen. Firmen wie Wirecloud, sipgate, NFON und fonial bieten ebenfalls entsprechende Lösungen und Services mit einem ähnlichen Funktionsumfang. Die Bedienoberfläche als Softphone und Kommunikationstool lässt sich dabei bequem über den Browser oder Apps für mobile Endgeräte managen.

Der Vorteil: Bei den Cloud-Telefonie-Providern sind für gewöhnlich sämtliche Services in einem monatlichen Beitrag pro Nebenstelle integriert. Mehr Transparenz geht also fast nicht. Die Mitnahme bestehender Rufnummern ist ebenfalls problemlos möglich.

Zudem bieten fast alle Programme die Möglichkeit, Teams zusätzlich zu integrieren, um beispielsweise mit der Microsoft Software statt über das in der Cloud-Telefonanlage inkludierte Softphone zu telefonieren. Das macht vor allem dann Sinn, wenn ein Unternehmen bei der Datenverarbeitung und Remote-Arbeit bereits auf Office 365 setzt, sich aber nicht allein von Microsoft abhängig machen möchte.

On-Premise Software statt Teams oder SaaS-TK-Anlage

Es gibt durchaus gute Gründe dafür, bei Software und SIP-Tarif auf verschiedene Anbieter zu setzen. Denn nur weil Kosten transparent sind, sind sie nicht immer konkurrenzlos niedrig. Als Software kann man zwar prinzipiell Teams oder eine Cloud-TK-Anlage nutzen. Allerdings wäre auch der Kauf einer TK-Software wie 3CX eine Möglichkeit. Wo man die Software-Telefonanlage (virtuelle telefonanlage) hostet, bleibt dann jedem Unternehmen selbst überlassen. Das kann eine bekannte Cloud, ein unternehmensinterner Server oder ein externes Rechenzentrum in Deutschland sein. Für die nahtlose Home-Office Integration empfiehlt sich naturgemäß das ausgelagerte Hosting in einer Cloud. In jedem Fall bleibt man mit einer On-Premise-Lösung flexibel und unabhängig und ist ist nicht an die Server der jeweiligen Anbieter gebunden.

IT-Security Beratung für sichere IP-Telefonie im Home-Office

Was sind die Gefahren, welche rechtlichen Vorschriften gibt es und wie lassen sich Sicherheitslücken nachhaltig schließen?

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Home-Office, VoIP und Datenschutz

Überall wo Unternehmen personenbezogene Daten verarbeiten, muss der Schutz selbiger gemäß DSGVO und BDSG(-neu) gewährleistet sein - also auch im Home-Office. Auch der Informationspflicht müssen die Unternehmen nachkommen. Zu den Basics zählt deshalb, einen Auftragsverarbeitungvertrag mit SIP-Provider, Carrier (Internetanbieter), Cloud-Anbieter (SaaS TK-Anlage) oder Rechenzentrum / Cloud (Hoster) zu schließen.

Zudem müssen die technischen und organisatorischen Maßnahmen (Art. gemäß Art. 32 DSGVO) erfüllt werden. Dazu zählt, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf entsprechende Daten haben. Der Zugriff auf die Telefonanlage bzw. die Software muss deshalb im Home-Office streng kontrolliert werden. Das geht zum Beispiel über ein separates Benutzerkonto auf dem PC, dass mit einem sicheren Passwort vor dem Zugriff von Partnern und anderen Familienmitgliedern oder Mitbewohnern geschützt ist.

Telefonie im Home-Office: Persönliche Beratung und Vor-Ort-Service

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