Cloud Telefonanlage oder On Premise: Was ist besser?

Moderne Telefonanlagen sind keine monströsen Hardware-Konstrukte mehr. Die Verwaltung von Haupt- und Nebenstellen erfolgt stattdessen rein softwarebasiert - zum Beispiel über den Browser. Möglich macht es die Umstellung von ISDN auf All IP. Statt über eine separate Leitung, werden Anrufe über das Internet (IP = Internetprotokoll) getätigt. Sprachservices und andere Formen der Datenübertragung können so stärker miteinander verschmelzen (Unified Communications). Statt das TK-System lokal auf einem eigenen Server zu hosten, können moderne VoIP-Lösungen auch als Software as a Service (kurz: SaaS), also “on demand”, lizenziert werden. Aber welche Variante eignet sich wann - und was genau braucht man?

Unbegrenzte Möglichkeiten

Softwarebasierte TK-Anlagen

On-Premise Telefonanlagen kauft man für einen bestimmten Betrag pro simultaner Anrufe / Nutzer. Die Lizenzen sind also unbefristet.

Bei Cloud-Lösungen, die wir an dieser Stelle lieber als On-Demand Telefonanlage bezeichnen wollen, werden die Lizenzen pro Monat oder pro Jahr und pro User erworben. Der Vorteil liegt in Skalierbarkeit: Statt auf einen Schlag, können User nach Bedarf hinzugebucht werden. Nicht mehr benötigte Lizenzen laufen einfach aus.

Gerade für junge Unternehmen, kleine Teams und Start-Ups sind Cloud-Telefonanlagen deshalb eine interessante Geschichte.

Sicherheit und Verfügbarkeit

Ein “Nachteil” von Cloud- bzw. SaaS-Varianten besteht darin, dass die Software im Rechenzentrum des jeweiligen Anbieters gehostet ist. Das kann ultra sicher sein, ist allerdings recht unflexibel.

Bei einer On-Premise Telefonanlage hat man hingegen die Wahl, ob man die Software lokal auf einem eigenen Server, in einem externen Rechenzentrum für VoIP Telefonanlagen (Managed Hosting) oder bei einem Cloud-Anbieter (Microsoft, Amazon, Google etc.) seiner Wahl hosten möchte.

Die Inhouse-Lösung hat den Vorteil, dass interne Gespräche auch bei geringer Bandbreite sicher und vertraulich stattfinden können. Beim Managed Hosting entfällt der Wartungsaufwand. Im Prinzip macht man so aus der On-Premise eine Cloud-Lösung - jedenfalls fast.

Software + Rufnummern + Verbindung = die Kosten

Was die Preise betrifft, ist eine pauschale Aussage darüber, welche Art Telefonanlage günstiger ist, nicht möglich. Fakt ist aber: Auf Dauer können Monats- oder Jahreslizenzen pro User teurer sein als der einmalige Kauf einer unbegrenzten Lizenz.

Zeitgleich müssen jedoch die Kosten für den SIP-Trunk bzw. die Rufnummern und Verbindungen betrachtet werden. Der SIP-Trunk ist sozusagen der Kanal, über den verschiedenen Rufnummernblöcke gebündelt werden - der moderne Telefonanbieter also.

Dieser muss nicht unbedingt bei einem DSL-Anbieter (Carrier) wie der Telekom, sondern kann auch einzeln (ohne Internetanschluss) bei einem VoIP-Provider / SIP-Provider gebucht werden.

Die Kosten für den SIP-Trunk / VoIP-Anschluss fallen bei einer On-Premise Telefonanlage zusätzlich zu den Kosten für die Telefonanlage / User (die reine Software) an. Bei Cloud-Lösungen sind die separaten Kosten und Services häufig in einem Gesamtpreis implementiert - man könnte auch sagen “versteckt”.

Fazit: individuelle Entscheidung

Geht es rein um die Einfachheit und Skalierbarkeit, haben Cloud-Anbieter die Nase leicht vorn. Legt man hingegen Wert auf maximale Verfügbarkeit, Sicherheit und Flexibilität, könnte es sinnvoll sein, verschiedene SIP-Trunks (VoIP-Anbieter) mit einer On-Premise TK-Anlage und deren Hosting in einem sicheren Rechenzentrum zu kombinieren.

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